Durch die vom Staatsministerium zur Verfügung gestellten Programme „Schülerdatei“, „Kollegstufendatei“ und „Lehrerdatei“ werden die Arbeiten der Schule wie auch das Verfahren „Amtliche Schuldaten“ unter Berücksichtigung datenschutz- und personalvertretungsrechtlicher Belange unterstützt. Die Programme können kostenlos unter https://winsv.asv.bayern.de/start heruntergeladen werden. Weitere Informationen zu den Programmen findet man auf der Internetseite für die Bayerischen Schulverwaltungsprogramme. Alternativ kann auch die Schulverwaltungssoftware eines privaten Anbieters eingesetzt werden, sofern diese die festgelegten Schnittstellen zu bedienen vermag.
Die Programme werden in der Regel zweimal jährlich aktualisiert, um Änderungen im Schulrecht und den aktuellen Datenanforderungen auf regionaler und überregionaler Ebene Rechnung zu tragen. Zugleich werden eventuell vorhandene Programmfehler behoben. Neue Versionen erscheinen jeweils im April und August. Auf bekannt gewordene Fehler und Probleme wird durch kurzfristig bereitgestellte Programmrevisionen bzw. Servicepacks reagiert. Näheres findet man dazu auf den Internetseiten der bayerischen Schulverwaltungsprogramme.
Sollten in der jeweils aktuellen Version der Programme Fehler bekannt werden, so können auf den Internetseiten der Bayerischen Schulverwaltungsprogramme kurzfristig Revisionen heruntergeladen werden.
Die Struktur der übermittelten Daten wird jeweils an die aktuellen schulrechtlichen Bestimmungen und zwischenzeitlich veränderte Datenanforderungen angepasst. Ältere Versionen können das aktuell geforderte Format (Datensätze und Schlüssel) nicht erzeugen.
Für die im Oktober 2023 zu übermittelnden Amtlichen Schuldaten ist bei Verwendung des staatlichen Schulverwaltungsprogramms die aktuelle Version einzusetzen.
Solange die neue Version nicht installiert wurde, ist die Datenpflege auch mit der alten Version weitgehend möglich. Allerdings können neu hinzugekommene Merkmale und Merkmalsausprägungen nicht eingegeben werden und die Daten somit nicht abschließend für die Übermittlung vorbereitet werden. Auch die Übermittlung selbst kann immer nur mit der aktuellsten Version der Software erfolgen.
Nein, die Übermittlung der Daten erfolgt immer unter Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben. Da die Schulverwaltungsprogramme primär der Unterstützung der Verwaltungsarbeiten an der Schule dienen, ist die Datensatzstruktur auf diese Anforderungen ausgelegt. Im Rahmen der Amtlichen Schuldaten wird nur eine Teilmenge des Datenbestands übermittelt. Schülerdaten werden ausschließlich in anonymisierter Form, also ohne Namens- und Adressangaben, Lehrkräftedaten ohne Adressinformationen übermittelt.
Die Amtlichen Schuldaten werden für verschiedene Zwecke benötigt. Eine hohe Konsistenz des Datenmaterials ist deshalb unabdingbar. Durch die in die Schulverwaltungsprogramme integrierten Prüfungen wird bereits an der Schule auf Implausibilitäten hingewiesen. Korrekturen können so bereits vor der Übermittlung durchgeführt werden. Rückfragen und Korrekturen im Rahmen der Datenaufbereitung können dadurch deutlich reduziert werden.
Die von den Schulverwaltungsprogrammen erzeugten Prüfprotokolle sind vor der Übermittlung Position für Position durchzuarbeiten. Bei Implausibilitäten, die vom Programm als „Fehler“ gekennzeichnet werden, hat eine genaue Prüfung zu erfolgen. Sofern keine Datenkorrektur veranlasst ist, sind die speziellen Gegebenheiten auf dem Fehlerprotokoll stichpunktartig zu erläutern. Dies erfolgt in WinLD beim Prüfteil durch die Eingabe entsprechender Bemerkungen, die dann bei der Meldung zusammen mit den Daten übermittelt werden.